Хранение документов в банковских структурах

Коммерческая деятельность, которую осуществляют различные банковские учреждения, обусловлена процессом выполнения разнообразных операций, которые требуют документального отражении, что обуславливает необходимость создания архивов документов, которые позволяют при необходимости , оперативно находить необходимую информацию.

Хранение документов, подтверждающих финансовую и другие виды деятельность банковских учреждений, это, прежде всего, фактор, который непосредственно влияет на стабильность банка. Важным моментом, является необходимость оптимизации архивов, с целью оптимального поиска необходимых документов.

Так, наиболее эффективной схемой функционирования архивов, является ситуация, когда необходимы архивные документы, связные с деятельностью банковского учреждения, находятся без посторонней помощи в течение небольшого периода времени. В практике работы отечественных банков не редкостью является ситуация, когда необходимый документ ищут в течение недели и более.

При создании архивов документов в банках, необходимо провести различные архивные работы. В частности, утвердить и построить классификатор индексов, который оптимально должен соответствовать организационной структуре банковского учреждения. Причем, отметим тот факт, что классификатор должен быть создан таким образом, что при необходимость его можно было только дополнить, а не полностью изменить. 

Классификатор индексов является базовой составляющей, для создания номенклатуры дел. Номенклатура дел, по своей сути это список наименований дел, который систематизирован и упорядочен в процессе выполнения делопроизводства в банковской структуре, причем с соблюдением установленных сроков.

Номенклатура дел позволяет в оптимальные сроки найти необходимые документ, но в реальной практике ведения коммерческой деятельности банковскими структурами, практика использования номенклатуры дел встречается не часто. При болезни сотрудника найти документы представляет проблематичным. Поэтому, если нет возможности создавать архивы самостоятельно, то необходимо использовать архивные услуги, которые предоставляют различные сторонние организации.

Важным моментов являются сроки хранения документации. Существует ряд нормативных документов, которые регулируют данные вопрос, например, примерный перечень документов с указанием сроков хранения, который применяется в различных кредитных организациях и разработан Росархивом.

 Основным параметров, благодаря которому осуществляется переплет документов, является характер операций проводимых банком. Поэтому, в банковской практике, в большинстве случаев выделяют три направления сшива документов. Первые два вида комплектации документации для архивного хранения заключаются в использование отечественного плана счетов, поэтому группы документов для архивации формируются по двум большим группам. К первой группе относятся документы, которые связанные с осуществлением деятельности по балансовым счетам, вторая группа документов связана с деятельностью по внебалансовым счетам. Такая практика применяется в большинстве организаций. Банковская сфера, обладает рядом специфических особенностей, поэтому существует и третий тип сшива документов, который в качестве определяющего параметра использует срочные операции, проводимые банковским учреждением. В некоторых случаях также применяется сшив документации по депозитарной деятельности банка, а также операциям, связанным с доверительным управлением.

Отправить комментарий

CAPTCHA
Этот вопрос задается для того, чтобы выяснить, являетесь ли Вы человеком или представляете из себя автоматическую спам-рассылку.
         ____    _   _   _  _      ___    _   _ 
___ | __ ) | \ | | | || | / _ \ | | | |
/ _ \ | _ \ | \| | | || |_ | (_) | | |_| |
| __/ | |_) | | |\ | |__ _| \__, | | _ |
\___| |____/ |_| \_| |_| /_/ |_| |_|
Введите код, изображенный в стиле ASCII-арт.
Создание сайта в Беларуси ООО "Интернет-маркетинг"